Déménagement pour entreprise
Comment réussir le déménagement d'une entreprise ?
Le déménagement est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise, un déménagement est nécessaire pour faire évoluer son entreprise. Pour bien réussir la délocalisation de son Entreprise, il faut suivre les étapes suivantes :
- Bien choisir le nouveau siège social de son entreprise, en tachant de choisir un endroit fréquenté près de la chaussée pour les magasins et les boutiques, privilégier l’espace pour les entreprises ;
- Fixer la date du déménagement de l’Entreprise, et choisir une société de déménagement spécialisée, avec une grande expérience dans le domaine, qui vous apportera des conseils précieux, et offrira une protection du patrimoine de l’entreprise grâce à son assurance ;
- Informer les collaborateurs et les employés du déménagement des locaux de l’entreprise, effectuer les procédures administratives de changement d’adresse et mise à jour des statuts de l’entreprise ;
- Communiquer sur les réseaux sociaux, par email, ou par téléphone du changement d’adresse de l’entreprise.
Formalités pour le changement d’adresse d’une entreprise
Le changement d’adresse d’une société implique obligatoirement une modification des statuts, et une nouvelle inscription modificative au registre de commerce (RC). Pour l'obtention d’un nouvel extrait KBIS, il faut prévoir un dossier avec les informations documents suivants :
- Un formulaire de demande de modification d’inscription au registre de commerce avec la mention M² (transfert de siège social) ;
- Mettre à jour les statuts de l’entreprise avec les modifications ;
- Récupérer une attestation de parution dans les annonces légales (les deux annonces) ;
- Un justificatif d’occupation des nouveaux locaux, ou bail de la nouvelle location ;
- Liste des anciens sièges en cas de changement de département ;
- Procès-verbal de la décision de l’assemblée générale.
Préparation du déménagement de votre entreprise
Faire l’état des lieux
Avant de déménager, la vérification de l’état des lieux du départ est nécessaire avec le bailleur des locaux. Pour cela, vérifiait l’état des murs, des installations électriques, des câbles informatiques, des sanitaires et les lieux de vie communs de l’entreprise.
Prévoir des travaux
Il faut penser à faire des réparations ou aménager les nouveaux locaux de l’entreprise avant le déménagement.
Faire l’inventaire et emballer
Avant de déménager, pensez à faire l’inventaire du patrimoine de l’entreprise (mobilier, matériel informatique, dossier etc.) puis étiqueter et emballer soigneusement le matériel électronique fragile. Cette étape vous permettra de vous retrouver facilement au moment du déballage dans les nouveaux locaux.
Poser un préavis et établir un calendrier
Il est impératif de poser un préavis de départ pour le bailleur actuel et le bailleur d’arrivée, afin établir un calendrier précis des procédures administratives et permettre au bailleur précédent de trouver une nouvelle entreprise pour ses locaux
Prévenir les employés du changement d’adresse afin de dérouler et effectuer les opérations habituelles de l’entreprise et limiter l’effet de cette délocalisation sur le fonctionnement normal de l’entreprise.
Prévenir l’administration du changement d’adresse
Après l’obtention du nouveau KBIS, il est nécessaire d’informer les changements d’adresses chez les organismes suivants :
- URSSAF,
- Sécurité sociale,
- La caisse de retraite,
- Les services des impôts,
- Changement des cartes grises des véhicules,
- Les assurances,
- Les clients et fournisseurs;
- etc.
Nettoyer les locaux
Penser aux nettoyages des locaux de votre adresse précédente et future avant le déménagement.